Informacja o ochronie prywatności

Niniejsza informacja o ochronie prywatności ("Informacja") informuje użytkownika o sposobie wykorzystywania przez nas danych osobowych, które użytkownik nam przekazuje, w tym za pośrednictwem naszej strony internetowej www.berkeley.legal (nasza "Witryna". Jesteśmy zobowiązani do ochrony i poszanowania Państwa prywatności.

 

Niniejsza informacja opisuje, w jaki sposób gromadzimy i wykorzystujemy dane osobowe podczas i po zakończeniu relacji z Państwem, zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych ("GDPR"). Dotyczy to zarówno sytuacji, gdy użytkownik staje się klientem kancelarii Berkeley Legal lub kontaktuje się z nami za pośrednictwem jednej z naszych różnych platform elektronicznych, jak również zawiera szczegółowe informacje na temat tego, czego można się spodziewać podczas kontaktu z kancelarią Berkeley Legal online oraz w jaki sposób i co się stanie, jeśli będziemy gromadzić dane osobowe w ramach tych interakcji.

Ważne jest, aby użytkownik przeczytał i zapoznał się z niniejszą informacją wraz z wszelkimi innymi informacjami o prywatności, które możemy przedstawić w szczególnych przypadkach, gdy zbieramy lub przetwarzamy dane osobowe użytkownika, aby był świadomy, w jaki sposób i dlaczego wykorzystujemy takie informacje. Należy pamiętać, że niniejsza informacja nie stanowi części jakiejkolwiek umowy o świadczenie usług, którą użytkownik może zawrzeć z nami od czasu do czasu.

Zastrzegamy sobie prawo do zmiany niniejszej Informacji w dowolnym czasie bez uprzedzenia, dlatego w razie potrzeby prosimy o sprawdzenie, czy odnoszą się Państwo do najnowszej wersji niniejszej Informacji. Możemy również od czasu do czasu powiadamiać użytkownika w inny sposób o przetwarzaniu jego danych osobowych.

Administrator danych

Berkeley Legal Ltd of Lansdowne House, 57 Berkeley Square, London W1J 6ER jest "administratorem danych" dla celów GDPR. Oznacza to, że jesteśmy odpowiedzialni za podejmowanie decyzji dotyczących sposobu przechowywania i wykorzystywania danych osobowych użytkowników.

 

W razie jakichkolwiek pytań dotyczących niniejszej Informacji lub sposobu przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt z inspektorem ochrony danych pod powyższym adresem lub pocztą elektroniczną na adres DPO@berkeley.legal

 

W każdej chwili mają Państwo prawo do złożenia skargi do ICO (www.ico.org.uk). Będziemy jednak wdzięczni za możliwość rozwiązania Państwa wątpliwości/zastrzeżeń zanim zwrócą się Państwo do ICO, dlatego prosimy o kontakt z nami w pierwszej kolejności.

 

W jaki sposób będziemy wykorzystywać informacje o Tobie

Będziemy wykorzystywać Państwa dane osobowe tylko wtedy, gdy zezwala nam na to prawo. Najczęściej będziemy wykorzystywać Państwa dane osobowe w następujących okolicznościach:

  1. Gdy musimy wykonać umowę, którą zawarliśmy z Państwem.

  2. Gdy musimy spełnić obowiązek prawny.

  3. Kiedy jest to konieczne dla naszych uzasadnionych interesów (lub interesów strony trzeciej), a Państwa interesy i prawa podstawowe nie są nadrzędne w stosunku do tych interesów.

Możemy również wykorzystywać Państwa dane osobowe w następujących sytuacjach, które prawdopodobnie będą występować rzadko:

  1. Gdy musimy chronić Twoje interesy (lub interesy kogoś innego).

  2. Gdy jest to potrzebne do celów urzędowych.

Generalnie, nie opieramy się na zgodzie jako podstawie prawnej przetwarzania Państwa danych osobowych i możemy przetwarzać Państwa dane osobowe bez Państwa wiedzy lub zgody, zgodnie z powyższymi zasadami, jeżeli jest to wymagane lub dozwolone przez prawo. Jeśli konieczne będzie uzyskanie Państwa zgody, przekażemy Państwu pełne informacje na temat tego, jakie informacje chcielibyśmy uzyskać oraz powód, dla którego ich potrzebujemy, tak aby mogli Państwo dokładnie rozważyć, czy chcą Państwo wyrazić zgodę. Należy pamiętać, że wyrażenie zgody na jakiekolwiek prośby o zgodę nie jest warunkiem zawarcia z nami umowy, a zgodę będzie można wycofać w dowolnym momencie.

 

Osoby odwiedzające nasze strony internetowe/aplikacje

Wszelkie dane przesłane za pośrednictwem formularza na naszych stronach internetowych lub w aplikacjach (np. imię i nazwisko, adres e-mail) będą przechowywane przez nas wyłącznie w celu, w jakim są potrzebne i przez najkrótszy wymagany okres czasu.

Na przykład, jeśli złożysz zapytanie, z którym nie będziemy w stanie Ci pomóc, Twój formularz kontaktowy zostanie usunięty. Jeśli Państwa zapytanie skutkuje tym, że stają się Państwo klientem firmy, wówczas Państwa dane będą przechowywane jako część Państwa kartoteki klienta i przechowywane zgodnie z wymaganiami dotyczącymi kartoteki klienta (w odniesieniu do których zostaną Państwo poinformowani oddzielnie przy zawieraniu umowy).

Obecnie nie posiadamy listy mailingowej/dyskusyjnej, na którą można by się zapisać. W każdym przypadku Państwa dane nie będą ujawniane osobom trzecim bez Państwa zgody lub w inny sposób dozwolony przez odpowiednie przepisy o ochronie danych i będą wykorzystywane wyłącznie w celu udzielenia odpowiedzi na Państwa zapytanie (lub w celach z tym związanych).

Osoby, które składają do nas skargi

Kiedy otrzymujemy skargę od osoby, tworzymy plik, który będzie zawierał dane osoby składającej skargę oraz inne istotne szczegóły (w tym dane innych osób), które są istotne dla skargi. Używamy tych informacji wyłącznie do celów badania i odpowiedzi na skargę. Opracowujemy i przeglądamy statystyki zawierające informacje o liczbie otrzymywanych skarg, ale poza raportami, które są dostarczane naszym organom regulacyjnym lub innym audytorom zaangażowanym w kontrolę jakości naszej działalności, żaden z tych raportów nie jest publikowany na zewnątrz, a gdyby był, nie zawierałby informacji, które umożliwiłyby identyfikację jakiejkolwiek osoby.

Dane osobowe zawarte w aktach skarg/zażaleń będą przechowywane zgodnie z naszą polityką przechowywania akt klientów. Oznacza to, że informacje odnoszące się do skargi/zażalenia będą przechowywane w naszym systemie zarządzania sprawami przez co najmniej sześć lat od zamknięcia.

Kandydaci do pracy, obecni i byli pracownicy

Jeśli ubiegasz się o pracę w Berkeley Legal, podane przez Ciebie informacje będą wykorzystane wyłącznie w celu rozpatrzenia Twojej aplikacji. Podane przez Państwa dane kontaktowe wykorzystamy do skontaktowania się z Państwem w celu dokonania postępów w realizacji Państwa aplikacji. Inne podane przez Państwa informacje wykorzystamy do oceny Państwa predyspozycji do pracy na stanowisku, o które się Państwo ubiegają.

Etap składania wniosków

Poprosimy Cię o podanie Twoich danych osobowych, w tym imienia i nazwiska oraz danych kontaktowych. Zapytamy Cię również o Twoje dotychczasowe doświadczenie, wykształcenie, referencje oraz możemy poprosić Cię o odpowiedzi na pytania związane z rolą, o którą się ubiegasz. Nasz zespół rekrutacyjny będzie miał dostęp do wszystkich tych informacji.

Zostaniesz również poproszony o podanie informacji zapewniających równe szanse. Nie są to informacje obowiązkowe i jeśli ich nie podasz, nie będzie to miało wpływu na Twoją aplikację. Informacje te nie będą udostępniane żadnym pracownikom poza naszym zespołem rekrutacyjnym w sposób, który mógłby Cię zidentyfikować. Wszelkie informacje, które podasz, będą wykorzystane wyłącznie do tworzenia i monitorowania statystyk dotyczących równych szans.

 

Oferta pracy

Jeśli złożymy Ci ofertę zatrudnienia, możemy poprosić Cię o informacje, które umożliwią nam przeprowadzenie kontroli przed zatrudnieniem. Zanim będziesz mógł rozpocząć pracę w naszej firmie, musisz pomyślnie przejść kontrolę przed zatrudnieniem. Prosimy o te informacje, ponieważ jesteśmy zobowiązani do potwierdzenia tożsamości naszych pracowników, ich prawa do pracy w Wielkiej Brytanii i uzyskania pewności co do ich wiarygodności, uczciwości i rzetelności.

Wymagane jest zatem zapewnienie:

Dowód tożsamości zostaniesz poproszony o stawienie się w naszym biurze z oryginalnymi dokumentami, my zrobimy kopie.

Dowód Twoich kwalifikacji zostaniesz poproszony o stawienie się w naszym biurze z oryginalnymi dokumentami, my zrobimy kopie.

Możemy skontaktować się z Twoimi referentami, korzystając z danych podanych przez Ciebie w aplikacji, bezpośrednio w celu uzyskania referencji.

Możemy również poprosić Cię o wypełnienie kwestionariusza na temat Twojego stanu zdrowia. Ma to na celu ustalenie Twojej zdolności do pracy.

Zakładając, że jesteś w stanie rozpocząć pracę w naszej firmie, poprosimy Cię również o następujące informacje:

Dane bankowe i inne informacje potrzebne do przetwarzania wypłat wynagrodzeń i zapisania Cię na listę osób uprawnionych do otrzymywania świadczeń emerytalnych

Dane kontaktowe w nagłych wypadkach, abyśmy wiedzieli, z kim się skontaktować w razie nagłego wypadku w pracy

Twoje akta kadrowe

Jeśli jesteś zatrudniony przez Berkeley Legal lub jesteś Konsultantem świadczącym usługi za pośrednictwem Berkeley Legal, Twoje akta osobowe będą przechowywane w naszym systemie zarządzania sprawami. Dostęp do akt personalnych ma tylko kierownictwo wyższego szczebla i pracownicy działu kadr, a dodatkowo wszystkie te akta są chronione hasłem.

Emerytura

Firma posiada plan emerytalny, do którego jesteśmy zobowiązani wnosić składki w ramach ustawowego wymogu automatycznego rejestrowania naszych pracowników w celu otrzymania przez nich uprawnień emerytalnych. Będziemy udostępniać takie dane dostawcy usług emerytalnych, od czasu do czasu, zgodnie z wymaganiami w celu ułatwienia przetwarzania płatności emerytalnych i raportów.

Jak długo przechowywane są informacje?

W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku, informacje podane przez Ciebie podczas procesu aplikacyjnego będą przechowywane przez nas jako część Twoich akt pracowniczych przez okres zatrudnienia oraz 6 lat po jego zakończeniu.

W przypadku niepowodzenia na którymkolwiek etapie procesu, podane przez Ciebie informacje zostaną usunięte z naszych systemów w ciągu 12 miesięcy.

Praktyki

Oferujemy również możliwość pracy z nami na zasadzie oddelegowania. Przyjmujemy zgłoszenia od osób indywidualnych lub z innych organizacji, które uważają, że mogłyby skorzystać na współpracy z nami swoich pracowników. Możemy poprosić Cię o dostarczenie dodatkowych informacji na temat Twoich umiejętności i doświadczenia lub zaprosić Cię na rozmowę kwalifikacyjną.

Jeśli w tym czasie nie będziemy mieli żadnej odpowiedniej pracy, poinformujemy Cię o tym, ale możemy zapytać Cię, czy chcesz, abyśmy zachowali Twoje zgłoszenie, abyśmy mogli proaktywnie kontaktować się z Tobą w sprawie możliwych ofert w przyszłości. Jeśli się zgodzisz, będziemy przechowywać Twoją aplikację przez 12 miesięcy.

Jeśli zostaniesz zaproszony do współpracy z nami, będziesz zobowiązany do przestrzegania umowy o zachowaniu poufności i kodeksu postępowania, które zostaną Ci wyjaśnione podczas wprowadzenia do pracy.

Po zakończeniu stażu możemy zapytać Cię, czy chcesz, abyśmy zachowali Twoje dane, abyśmy mogli proaktywnie kontaktować się z Tobą w sprawie możliwych ofert pracy w przyszłości, zarówno w Berkeley Legal, jak i w innych firmach, o których wiemy, że mogą prowadzić rekrutację na stanowiska, którymi możesz być zainteresowany. Jeżeli odpowiedzą Państwo "tak", będziemy przechowywać Państwa dane przez kolejne 12 miesięcy.

Ujawnianie danych osobowych

Ujawniamy dane osobowe osobom trzecim wyłącznie w przypadku, gdy jest to dozwolone przez prawo i w ramach normalnej działalności firmy. Na przykład, działając w imieniu klienta w obronie przed zarzutami karnymi przeciwko niemu, możemy udostępnić jego dane osobowe Prokuraturze Koronnej, jeśli leży to w najlepszym interesie klienta, aby przyspieszyć jego obronę, lub jeśli jest on pracownikiem, możemy udostępnić jego dane osobowe Urzędowi Skarbowemu (HMRC) w kontekście zapewnienia poprawności jego dokumentacji płacowej.

 

W pewnych sytuacjach nie jest realistyczne uzyskanie wyraźnej zgody użytkownika w związku z każdym ujawnieniem tego rodzaju danych. Jeśli masz jakiekolwiek obawy, że którekolwiek z Twoich danych zostały nieprawidłowo udostępnione, należy to zgłosić do nas za pośrednictwem naszych standardowych procedur (tj. procedury reklamacji w odniesieniu do klientów i procedury odwoławczej w odniesieniu do pracowników itp.)

 

Przekazywanie danych poza EOG

Możemy być również zobowiązani do przekazywania Państwa danych osobowych poza UE. GDPR ogranicza przekazywanie danych do krajów spoza EOG w celu zapewnienia, że poziom ochrony danych zapewniony osobom fizycznym przez GDPR nie zostanie podważony. Przekazujemy dane osobowe pochodzące z jednego kraju przez granice, gdy przekazujemy, wysyłamy, przeglądamy lub uzyskujemy dostęp do tych danych w innym kraju lub do innego kraju.

Firma może przekazywać dane osobowe poza obszar EOG, jeśli spełniony jest jeden z poniższych warunków:

Komisja Europejska wydała decyzję potwierdzającą, że kraj, do którego przekazujemy dane osobowe, zapewnia odpowiedni poziom ochrony praw i wolności osób, których dane dotyczą;

istnieją odpowiednie zabezpieczenia, takie jak wiążące reguły korporacyjne (BCR), standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską, zatwierdzony kodeks postępowania lub mechanizm certyfikacji;

wyrazili Państwo wyraźną zgodę na proponowane przekazanie danych po otrzymaniu informacji o wszelkich potencjalnych zagrożeniach; lub

przekazanie danych jest konieczne z jednego z innych powodów określonych w GDPR, w tym w celu wykonania umowy z nami, ze względu na interes publiczny, w celu ustalenia, wykonania lub obrony roszczeń prawnych lub w celu ochrony żywotnych interesów, w przypadku gdy użytkownik jest fizycznie lub prawnie niezdolny do wyrażenia zgody oraz, w niektórych ograniczonych przypadkach, z uwagi na nasz uzasadniony interes.

Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące przekazywania danych poza EOG, prosimy o kontakt w celu uzyskania dalszych informacji.

 

Twoje prawa

Mają Państwo prawo dostępu do danych osobowych, które przechowujemy na Państwa temat. Możesz poprosić nas o poprawienie lub usunięcie danych osobowych, które posiadamy na Twój temat lub o ograniczenie przetwarzania, którego dokonujemy. Możesz również sprzeciwić się sposobowi, w jaki przetwarzamy Twoje dane osobowe lub zażądać, abyśmy przekazali je stronie trzeciej.

Pełna lista Twoich praw i sposobów ich egzekwowania znajduje się na stronie www.ico.org.uk/your-data-matters w celu uzyskania dalszych szczegółów. Dostęp do danych osobowych (lub skorzystanie z innych praw) nie wiąże się z koniecznością uiszczenia opłaty. Możemy jednak pobrać uzasadnioną opłatę, jeżeli Państwa żądanie dostępu jest wyraźnie nieuzasadnione lub nadmierne. Alternatywnie, w takich okolicznościach możemy odmówić spełnienia żądania.

Jeśli chcesz przejrzeć, zweryfikować, poprawić lub zażądać usunięcia swoich danych osobowych, sprzeciwić się przetwarzaniu swoich danych osobowych lub zażądać przekazania kopii swoich danych osobowych innemu podmiotowi, skontaktuj się z nami na piśmie z Data Protection Officer, Lansdowne House, 57 Berkeley Square, London W1J 6ER lub ewentualnie pocztą elektroniczną na adres DPO@berkeley.legal

 

Nasza strona internetowa

Linki osób trzecich

Nasza witryna może zawierać łącza do witryn, wtyczek i aplikacji stron trzecich. Kliknięcie na te linki lub włączenie tych połączeń może pozwolić osobom trzecim na zbieranie lub udostępnianie danych o Tobie. Nie kontrolujemy tych stron internetowych osób trzecich i nie ponosimy odpowiedzialności za ich oświadczenia o ochronie prywatności. Po opuszczeniu naszej strony internetowej zachęcamy do zapoznania się z informacją o ochronie prywatności każdej odwiedzanej strony.

Cookies

Nasza strona używa plików cookie, tak jak prawie wszystkie strony internetowe, aby zapewnić Państwu jak najlepsze wrażenia. Kiedy ktoś odwiedza www.berkeley.legal korzystamy z usługi firmy zewnętrznej, Google Analytics, do zbierania standardowych informacji z dziennika internetowego oraz szczegółów dotyczących wzorców zachowań odwiedzających. Robimy to, aby dowiedzieć się takich rzeczy, jak liczba odwiedzających do różnych części witryny. Informacje te nie umożliwiają i nie pozwalają Google na podejmowanie jakichkolwiek prób poznania tożsamości osób odwiedzających stronę. Dane osobowe są zbierane przez naszą stronę internetową tylko w sposób jasny i oczywisty, np. poprzez formularze kontaktowe lub strony płatności.

Publikujemy stronę internetową za pośrednictwem platformy zewnętrznej. W platformę tę wbudowana jest usługa, która również zbiera anonimowe informacje o aktywności użytkowników w witrynie, na przykład liczbę użytkowników przeglądających strony w witrynie oraz w celu monitorowania i raportowania efektywności witryny.

Możesz ustawić swoją przeglądarkę tak, aby odrzucała wszystkie lub niektóre pliki cookie, lub aby ostrzegała Cię, gdy strony internetowe ustawiają lub uzyskują dostęp do plików cookie. W przypadku wyłączenia lub odrzucenia plików cookie należy pamiętać, że niektóre części tej witryny mogą stać się niedostępne lub nie działać prawidłowo.